Klachtenprocedure House of Deep Democracy
Artikel 1 Definities
- Klager: Een (toekomstige) deelnemer aan een opleiding, training, cursus of traject van House of Deep Democracy.
- Directie: De directie van House of Deep Democracy, te bereiken via contactpersoon Yonathan Keren.
- Klacht: Een formele, schriftelijke uiting van ongenoegen over de organisatie, inhoud of uitvoering van een opleiding, training, cursus of traject.
- Klachtencommissie: Een onafhankelijke commissie die op verzoek van de klager een klacht beoordeelt, bestaande uit (bestuurs)leden en ten minste één externe deskundige.
Artikel 2 Vertrouwelijkheid
- Alle klachten worden strikt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gedeeld tussen betrokken partijen tot de uitspraak over de afhandeling.
- Betrokkenen zijn verplicht tot geheimhouding, ook na afloop van de procedure.
Artikel 3 Toepasselijkheid
- Deze klachtenprocedure geldt voor alle opleidingen, trainingen, cursussen en trajecten georganiseerd door House of Deep Democracy.
- Indien de klacht naar tevredenheid van de klager is opgelost, vervalt verdere opvolging van deze procedure.
Artikel 4 Indienen van een klacht
- De klager dient een klacht schriftelijk (brief of e-mail) en ondertekend in, gericht aan Yonathan Keren (contactpersoon), House of Deep Democracy.
- Vermeld altijd:
- Naam, adres, en dagtekening
- Omschrijving van de klacht
- Periode waarin de klacht is ontstaan
- Eventueel: gewenste oplossing
- Een klacht moet uiterlijk binnen één maand na het ontstaan van de situatie worden ingediend. Voor klachten ouder dan één jaar kan in beginsel geen procedure worden gestart, tenzij redelijkerwijs niet eerder kon worden geklaagd.
- De directie (Yonathan Keren) bevestigt binnen vijf werkdagen schriftelijk de ontvangst van de klacht.
Artikel 5 Behandeling
- De directie onderzoekt de klacht en tracht, indien mogelijk, direct en in overleg met de klager een oplossing te vinden.
- Is directe afhandeling niet mogelijk, dan volgt overleg en nadere afspraken. Beide partijen worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord.
- Uiterlijk binnen vier weken ontvangt de klager schriftelijk bericht van de inhoudelijke afhandeling. Indien verlenging nodig is, krijgt de klager hierover tijdig bericht (maximaal twee periodes van vier weken extra).
- Van het horen wordt een verslag gemaakt en aan de klager toegezonden.
- Indien de klacht kennelijk ongegrond is of de klager van het hoorrecht afziet, kan het horen achterwege blijven.
Artikel 6 Klachtencommissie en Beroep
- Indien de directie en klager niet tot overeenstemming komen, wordt de klachtencommissie ingeschakeld. Uitspraken van de commissie zijn bindend voor alle partijen.
- Is de klager niet akkoord met de uitspraak, dan is beroep mogelijk bij een onafhankelijk externe partij:
- Bijvoorbeeld De Geschillencommissie Particulier Onderwijs
- Alternatief: een door beide partijen aangewezen onafhankelijke advocaat
- Het oordeel van de externe partij is bindend en eventuele consequenties worden zo snel mogelijk uitgevoerd.
Artikel 7 Geen verplichting tot behandeling
- House of Deep Democracy is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen:
- Over zaken buiten de eigen opleidingen/trajecten
- Die niet tijdig zijn ingediend
- Die reeds formeel zijn afgehandeld
- Die betrekking hebben op examenresultaten (daarvoor geldt een aparte procedure)
- Waarvoor een andere rechterlijke instantie al is ingeschakeld
Artikel 8 Registratie en bewaartermijn
- Alle klachten en bijbehorende correspondentie worden geregistreerd en minimaal vijf jaar bewaard.
Artikel 9 Slotbepalingen
- Deze klachtenprocedure treedt in werking op 23 september 2025
- House of Deep Democracy ziet klachten als kans tot verbetering en optimalisatie van haar diensten.
Voor verdere vragen, indienen van klachten, of het opvragen van deze procedure in PDF, neem contact op met:
House of Deep Democracy
T.a.v. Yonathan Keren
Het Breed 657, 1025 HX Amsterdam